Så får du arbetscheferna att bry sig om anbudet lika mycket som säljaren

Ett anbud som bara säljaren bryr sig om blir ett anbud utan verklighetsförankring. Den som ska utföra jobbet vet saker säljaren aldrig kan gissa sig till. Frågan är hur man får den kunskapen in i anbudet innan det skickas, inte efter.

Det första steget handlar om att ändra vem som bjuds in, inte vad som skrivs. De flesta bolag bjuder in produktionen först när kontraktet redan är vunnet, som en avlämning. Vänd på ordningen. Bjud in arbetschefen redan när kraven gås igenom första gången. Låt hen höra kravet med egna öron, inte via ett referat från säljaren. Det gör skillnad på ett sätt som är svårt att återskapa i efterhand.

Det andra steget handlar om att ställa en enda fråga till rätt person, i rätt tid. Innan priset sätts, fråga den som ska leverera hur lång tid jobbet faktiskt tar. Vilka risker brukar dyka upp? Vad skiljer det här uppdraget från ett vanligt? Frågan tar tio minuter att ställa. Svaret kan spara betydligt mer än så, eftersom det ofta avslöjar antaganden säljaren gjort som inte stämmer med verkligheten.

Ett anbud som prissätts på fel antaganden drabbar sällan bara resultaträkningen. Det drabbar de anställda som ska leverera ett uppdrag som visar sig ta dubbelt så lång tid som utlovat, ofta under stress och övertid ingen räknat med. Att fråga i tid är god ekonomi. Det är framför allt ett sätt att skydda de kollegor som annars får betala priset i form av en tuffare vardag.

Det är också värt att komma ihåg att arbetschefen sällan tackar nej till att bidra av illvilja. De flesta har helt enkelt aldrig blivit tillfrågade på ett sätt som kändes meningsfullt, bara ombedda att svara på ett mejl mellan två leveranser. Att fråga i person, med god tid, förändrar hur frågan tas emot.

Det tredje steget handlar om ägarskap. Information räcker inte. Att bjuda in produktionen till ett möte räcker sällan om de aldrig ser resultatet av sin insats. Låt den som bidrog se den faktiska texten i anbudet, den del som byggde på just deras svar. Det är skillnaden mellan att bli tillfrågad och att känna sig delaktig. Den känslan är svår att beställa fram, men lätt att skapa genom att helt enkelt visa vad bidraget ledde till.

Det fjärde steget är att göra vunna och förlorade anbud synliga för fler än anbudsteamet. De flesta i produktionen får aldrig veta om företaget vann eller förlorade, eller varför. Ett kort meddelande räcker. Vi vann tack vare att vi kunde visa X. Vi förlorade eftersom konkurrenten hade Y. Det gör anbud till något som angår hela företaget. Ansvaret stannar inte hos den som skrev texten.

Inget av det här kräver ett nytt system eller en stor omorganisation. Det kräver att ledningen faktiskt visar i handling att anbud inte är ett sidoprojekt. Om vd:n själv aldrig frågar efter anbudet, varför skulle arbetschefen göra det?

Ett anbud som skickas iväg gång på gång utan produktionens delaktighet slutar sällan att kosta pengar bara en gång. Mönstret upprepar sig, anbud efter anbud, tills det blir företagets normala sätt att arbeta. Varje månad det tillåts fortsätta gör det svårare att bryta, eftersom ingen längre reagerar på att det är just så här det alltid gjorts. Ju tidigare någon i ledningen bryter mönstret, desto billigare blir det att laga.

Ett sätt att se om förändringen faktiskt landar är att mäta något konkret efter nästa anbud. Fråga den som var med i produktionen tre saker. Kände hen till anbudet innan det skickades in? Fick hen säga sitt om tidsplan och risker? Vet hen hur det gick efteråt? Om svaret är nej på alla tre, är arbetet med att förändra det inte klart än, oavsett hur bra själva anbudstexten blev.

Det som gör störst skillnad över tid är sällan en enda lyckad insats. Det är upprepningen. Ett anbud där produktionen bjöds in bevisar ingenting om nästa anbud ser likadant ut som förra gången. Det är vanan, byggd anbud efter anbud, som till slut gör att arbetssättet sitter i väggarna snarare än i ett enskilt gott föresats.

Gör den här övningen redan efter nästa anbud ni lämnar in. Fråga en enda person i produktionen de tre frågorna. Svaren berättar precis var ni står, och vad nästa steg behöver vara.