Så sätter du pris på det som faktiskt utvärderas, och tar betalt fullt ut på resten

De flesta anbud prissätts som en helhet. Ett pris per timme, en summa för hela uppdraget, samma tänk rakt igenom. Problemet är att de flesta upphandlingar inte utvärderar priset som en helhet. Vissa delar granskas i detalj. Andra delar anges bara, utan att jämföras hårt mot konkurrenterna.

Det första steget är att faktiskt läsa utvärderingsmodellen innan priset sätts, inte efter. De flesta läser kravspecifikationen noga och skummar utvärderingsdelen. Den känns mer teknisk och mindre spännande. Det är precis tvärtom som borde gälla. Utvärderingsmodellen berättar exakt vad som avgör vinnaren. Ibland är det ett enda pris som jämförs rakt av. Ibland är det en formel som väger pris mot kvalitet. Ibland finns flera prisnivåer, där bara en enda nivå faktiskt räknas i poängsättningen.

Det andra steget är att identifiera vilken del av priset som faktiskt jämförs mot konkurrenterna. I en upphandling av konsulttjänster kan det till exempel vara priset för en viss senioritetsnivå, den nivå upphandlaren tror kommer användas mest. Övriga nivåer anges också, men väger sällan lika tungt i jämförelsen. I en upphandling av produkter kan det vara en enda produkt i en lång prislista som fungerar som jämförelsepost. Resten av listan granskas aldrig lika noga.

Det tredje steget är att sätta ett pressat, konkurrenskraftigt pris just där, och ingen annanstans. Den del som faktiskt utvärderas behöver vara skarp, ibland skarpare än vad som känns bekvämt. Det är den delen som avgör om ni ens är med i konkurrensen om att vinna. Här är det värt att acceptera en tunnare marginal, medvetet, snarare än att pressa hela anbudet lika hårt.

Den här typen av medveten prissättning kräver ett visst mod från den som sätter priset. Det är lättare att jämna ut allt och känna sig trygg i att ingen del sticker ut. Den tryggheten är ofta falsk. Den kostar pengar varje månad kontraktet löper, pengar som annars hade kunnat gå till löner, investeringar eller en sundare buffert för företaget.

Det fjärde steget, och det som oftast glöms bort, är att ta fullt betalt i de delar som inte utvärderas på samma sätt. Om en viss kompetensnivå eller en viss produkt aldrig jämförs mot konkurrenterna, finns sällan någon anledning att pressa priset där. Många bolag gör det ändå, av ren vana eller osäkerhet. De lämnar då pengar på bordet i precis den del av affären som hade kunnat bära hela lönsamheten.

Det femte steget är att göra om uträkningen efter att kontraktet är i drift, snarare än att stanna vid planen som gjordes i förväg. Räkna ut vad den samlade marginalen faktiskt blir över hela kontraktets löptid. Ge det en rimlig fördelning mellan den utvärderade delen och resten. Om helheten fortfarande inte går ihop, är det ett tydligt tecken på att affären kanske inte ska vinnas till varje pris.

Det som gör den här metoden svår i praktiken är inte matematiken. Det är modet att faktiskt låta priserna skilja sig åt inom samma anbud. Ojämna priser inom samma anbud väcker en instinktiv oro, som om det såg konstigt ut. I själva verket är det ofta den enda rationella strategin, given hur utvärderingen faktiskt fungerar.

Varje anbud som prissätts fel på det här sättet upprepar samma misstag i flera år framöver, eftersom de flesta kontrakt löper långt bortom det första året. En felaktig fördelning mellan den utvärderade delen och resten kostar mer än en enda gång. Den kostar varje månad kontraktet är i drift. Ju fler anbud som prissätts efter samma gamla mall, desto svårare blir det att se hur mycket pengar som redan lämnats kvar på bordet totalt sett.

Gör det här till en fast del av varje prissättning, inte en engångsanalys för just det här anbudet. Utvärderingsmodeller skiljer sig åt mellan myndigheter och mellan upphandlingar. Vad som var rätt strategi förra gången behöver inte stämma nästa gång. Ta fram er senaste vunna eller pågående upphandling redan nu. Läs igenom utvärderingsmodellen en gång till. Identifiera exakt vilken rad, vilken nivå eller vilken produkt som faktiskt jämförs mot konkurrenterna. Markera den raden. Jämför sedan priset ni satt där mot priserna i övriga delar av samma anbud. Om skillnaden är liten eller obefintlig, har ni sannolikt prissatt hela anbudet efter samma logik. Det är precis där nästa prissättning behöver bli skarpare, i båda riktningarna.