Bolaget som tackade nej till 25 miljoner för att ingen hann

Ett installationsföretag stod inför ett ramavtal värt runt tjugofem miljoner kronor. Kompetensen fanns. Priset gick att räkna hem. Ändå tackade de nej. Anledningen var varken pris eller kunnande. Anledningen var att ingen i organisationen hade tid att skriva ett bra svar.

Det hade varit ett bra läge egentligen. En projektledare hade nyss slutat med kort varsel, mitt i sommaren. En annan medarbetare hade lämnat operativa uppgifter för andra ansvarsområden. Kvar fanns en ledning som redan sprang på max, med flera pågående anbud och leveranser samtidigt. När ännu en stor möjlighet dök upp fanns helt enkelt inget utrymme kvar. Beslutet blev att låta bli. Ett svar skrivet i all hast riskerade att bli undermåligt, eller i värsta fall prisa sig till en förlustaffär.

Det här är vanligare än branschen vill erkänna. Många tjänsteföretag är egentligen fullt kapabla att vinna en viss upphandling. Det som saknas är inte kompetens utan kapacitet i just den perioden anbudet ska skrivas. Ett bolag med tio, femton eller tjugo anställda har sällan en person vars enda uppgift är att bevaka och skriva anbud. Uppgiften läggs ovanpå ett redan fullt schema. När flera saker krockar samtidigt blir anbudet det som får ge vika, eftersom det ännu inte är en affär, bara en möjlighet.

Kostnaden av det här beslutet är svår att se i en resultaträkning. Den blir aldrig en förlorad affär i statistiken. Den blir en affär som aldrig ens försöktes. Ingen förlorad upphandling syns i den interna uppföljningen, ingen fråga ställs om varför. Ändå är kostnaden verklig. Tjugofem miljoner i det här fallet, pengar som gick till en konkurrent som råkade ha kapacitet just den månaden.

Det som gör situationen extra bitter är att den ofta går att förutse. Resursbristen byggs upp under lång tid, inte över en natt. En medarbetare som funderar på att sluta. En verksamhet som redan går för högvarv. En kalender full av leveranser utan marginal. De signalerna finns där långt innan nästa stora upphandling dyker upp. Problemet är att ingen kopplar ihop dem med förmågan att svara på anbud. Förrän möjligheten redan står i dörren, och det är för sent att förbereda sig.

En sådan förlorad affär drabbar sällan bara ägaren. Den drabbar de anställda vars trygghet hänger på att nya kontrakt kommer in. Ett bolag som gång på gång missar stora möjligheter, av samma återkommande skäl, bygger sakta upp en osäkerhet i hela organisationen. Frågan är sällan om resursbristen kostar. Frågan är hur länge företaget har råd att låtsas som att den inte gör det.

Lösningen handlar sällan om att anställa fler människor bara för anbudens skull. Den handlar om att se kapaciteten som en resurs att planera, precis som man planerar leveranskapacitet mot befintliga kunder. Om ledningen redan innan sommaren vet att en stor upphandling brukar komma i september, går det att boka in tid för den. Precis som man bokar in semester eller ett stort kundprojekt.

Många bolag gör motsatsen. De hoppas att kapaciteten löser sig av sig själv när möjligheten dyker upp. Den gör det sällan. Verkligheten är att den som redan är fullbokad förblir fullbokad, om ingen aktivt gör en plats.

Varje kvartal utan en plan för kapacitet är ett kvartal där nästa stora möjlighet riskerar att gå samma väg. Först ett tveksamt ja, sedan ett stressat arbete, till slut kanske ett nej i sista stund. Ett enda uteblivet ramavtal kan vara skillnaden mellan ett år med marginal och ett år utan. Ju längre planeringen skjuts upp, desto större blir risken att nästa möjlighet möter exakt samma väggar som den senaste gjorde.

Det här är sällan ett beslut som fattas en gång och sedan är klart. Kapacitetsplanering behöver upprepas varje säsong, eftersom förutsättningarna ändras varje gång någon slutar, en ny kund tillkommer eller en stor leverans drar ut på tiden. Se över er egen kapacitet redan denna vecka. Titta på de kommande tre månaderna i kalendern för de personer som brukar skriva anbud. Räkna ut hur många timmar per vecka som redan är intecknade av annat. Jämför sedan den siffran med hur lång tid det senaste anbudet ni lämnade in faktiskt tog att skriva.

Om marginalen är obefintlig redan idag, vet ni redan om ni kommer hinna med nästa stora möjlighet, oavsett hur bra den möjligheten är.