Tre veckors förberedelse hade kunnat ersätta tre nätters panik. Räkna på din senaste upphandling.

Anbudstiden var sex veckor. Ändå skrevs hela svaret under de sista tre dagarna. Det är inte ovanligt. Det är nästan regel.

Det här är ett räkneexempel, inte en statistik. Siffrorna nedan är påhittade för att visa hur man räknar. Sätt in era egna tal och se vad som faktiskt kommer ut.

Säg att en upphandling har sex veckors anbudstid. Ett bolag med tio anställda bestämmer sig för att svara. Under de första fyra veckorna händer nästan ingenting. Vardagen med befintliga kunder tar all tid. Under vecka fem börjar någon skumläsa underlaget. Under vecka sex, ofta de sista tre dygnen, skrivs hela svaret. Det kvalitetsgranskas hastigt och skickas in strax innan deadline.

Räkna nu på vad de sista tre dygnen faktiskt kostar. Säg att två personer jobbar kvällar och en bit av natten för att hinna. Femton timmar extra var, alltså trettio timmar sammanlagt. Räkna med sexhundra kronor i timmen i intern kostnad, inklusive allt runt omkring. Det blir arton tusen kronor bara i den sista rusningen. Lägg till risken för fel som uppstår när ett svar skrivs i panik snarare än i lugn och ro. En felräknad volym, en glömd bilaga, en formulering som inte riktigt svarar på kravet. Ett enda sådant fel kan diskvalificera hela anbudet, oavsett hur bra priset var.

Jämför nu med samma sex veckor fördelade jämnt. Säg att förberedelsen istället läggs ut över tre veckor, en timme om dagen för samma två personer. Det blir ungefär samma antal timmar totalt. Skillnaden är inte arbetsmängden. Skillnaden är att arbetet görs i ordnad takt. Tid att läsa om, fråga kompletterande frågor till myndigheten, låta någon annan läsa igenom innan det skickas. Samma kostnad i timmar, betydligt lägre risk för att missa något avgörande.

Det handlar alltså sällan om att det tar för lång tid att skriva ett anbud. Det handlar om när tiden läggs. Nästan alla bolag har den tid som krävs. Väldigt få lägger den i rätt ände av anbudstiden.

Det krävs sällan mer struktur än ett enda beslut, taget så fort en relevant upphandling upptäcks. Ska vi svara, och vem börjar när? Det beslutet, fattat i vecka ett istället för vecka fem, är ofta den enda skillnaden mellan en lugn process och en panikartad.

Varför blir det så här gång på gång? Dels för att anbud ofta konkurrerar med det dagliga arbetet om uppmärksamhet. Det dagliga arbetet vinner nästan alltid, tills deadline plötsligt är nära. Dels för att många bolag saknar en tydlig signal tidigt i processen. Ett beslut om att svara, som gör att arbetet faktiskt startar i vecka ett istället för vecka fem.

Den som drabbas hårdast är sällan den som fattar besluten. Det är den anställda som får rycka in sista helgen, som missar sin dotters match eller sonens spelning för att texten måste bli klar. Ett företag som gång på gång löser anbud genom att offra någons kväll och helg bygger till slut in en utmattning som syns på sjuktal och personalomsättning, långt efter att just det anbudet är glömt.

Kostnaden syns sällan i bokföringen som en egen post. Den göms i övertid, i stress, i sämre sömn för de som får det på sitt bord sista helgen. Den syns också indirekt, i lägre kvalitet på svaren och därmed lägre chans att vinna, trots att kompetensen och priset egentligen höll måttet.

Den här kostnaden är inte en engångsföreteelse. Den upprepas vid varje enskild upphandling företaget svarar på, år efter år, om ingen bryter mönstret. Räknar man ihop de sista dygnens överbelastning över ett helt år, med flera anbud inblandade, blir summan sällan liten. Det är samma personer som bränner ut sig varje gång, samma helger som går åt, samma risk för ett avgörande fel som upprepas om och om igen.

Gör den här räkningen på er senaste upphandling. Ta fram hur många dagar innan deadline det första faktiska arbetet påbörjades. Räkna sedan ut hur många av de sista dygnen som gick åt till kvällar och helger. Sätt en ungefärlig timkostnad på det, precis som i exemplet ovan, och se vad summan blir.

Om summan förvånar er, är det inte konstigt. De flesta blir förvånade första gången de räknar. Det som händer efteråt, om ni väljer att göra det annorlunda nästa gång, är den egentliga frågan värd att ställa sig.